Kluczem do przyspieszenia rozwoju i powstania nowoczesnych firm staje się dostrzeżenie możliwości, jakie oferują procesy związane z zarządzaniem zasobami IT. Bez nich bowiem trudno mówić o automatyzacji czy centralizacji zasobów przedsiębiorstwa, a więc i skutecznym zarządzaniu zasobami w biznesie.
W tym tekście postaramy się odpowiedzieć na pytania:
- Czym jest zarządzanie zasobami IT?
- Jakie działania możemy zaliczyć do ITAM?
- Jakie narzędzia wykorzystuje się w zarządzaniu zasobami IT?
Czym jest zarządzanie zasobami IT?
Zarządzanie zasobami IT (z ang. ITAM, czyli IT Asset Management) najczęściej rozumiane będzie na jeden z dwóch sposobów:
- jako system do centralizowania i kierowania zasobami informatycznymi w czasie rzeczywistym w okresie od nabycia po wycofanie z użytku,
- jako działania, za których cel należy przyjąć utrzymanie płynności funkcjonowania przedsiębiorstwa.
ITAM to zatem nic innego jak szeroko pojęte dysponowanie aktywami, w skład których można zaliczyć procesy, zasoby technologiczne oraz zasoby ludzkie. Tego typu rozróżnienie ściśle związane jest z podejściem zaprezentowanym w ITIL 4, czyli zbiorze najlepszych praktyk dotyczących właśnie zarządzania IT. Choć w najnowszej wersji ITIL dominującą rolę przypisano zasobom personalnym oraz efektywnym procesom komunikacyjnym, faktem jest, iż w przypadku ITAM mówimy przede wszystkim o celu, jakim jest zbudowanie kompendium procesów IT oraz jego zasobów technologicznych. Innymi słowy, ITAM skupi się zarówno na zasobie niematerialnym – w postaci oprogramowania, sieci (m.in. serwery) czy danych (pojedynczych plikach oraz całych bazach) – jak i tym stricte materialnym (np. wszelkiego typu komputery oraz inne urządzania informatyczne).
Z kolei ITAM, pojmowane jako biblioteka procesów IT, skupia się na wcielaniu w życie strategii zarządzania zasobami, która obejmie cały cykl życia aktywów.
Obszary ITAM
Jak wspomniano już wcześniej, zarządzanie zasobami IT obejmuje cały cykl życia aktywu – począwszy od planu zakupowego, przez nabycie, wdrożenie oraz monitorowanie użyteczności, po utylizację.
W przeciwieństwie do standardowego zarządzania IT, ITAM obejmuje znacznie szerszą gamę działań oraz obiektów, których tychże dotyczą.
Zarządzanie zasobami materialnymi oraz niematerialnymi dotyczyć może:
- danych,
- sprzętu,
- oprogramowania,
- całych sieci.
W przypadku danych do głównych działań należy zaliczyć zarówno ochronę aktywów, jak i wszelkie działania pozwalające na przechowywanie ich oraz zapewnienie baz zapasowych.
ITAM w kontekście oprogramowania dotyczy pełnej obsługi, w skład której wchodzi dbanie o aktualność systemu czy obowiązek licencyjny.
Zarządzanie zasobami w postać sieci również skupia się na aspekcie zapewnienia bezpieczeństwa, ale również na jej stałej kontroli oraz poszukiwaniu rozwiązań, dzięki którym uda się ją ulepszyć.
Ostatni akcent kładziony jest już na aspekt fizycznego majątku firmy. Zarządzanie sprzętem dotyczyć wówczas będzie wszelkiego rodzaju narzędzi pozwalających na „komunikowanie się z tym, co niematerialne w IT”. O jakie czynności chodzi tym razem? Są to między innymi: działania konserwacyjne, inwentaryzacyjne czy modernizacyjne. Nie można jednak zapomnieć o stałej kontroli tego, jakie urządzenia są użytkowane oraz gdzie się to odbywa.
Gdy pod uwagę weźmiemy procesy IT w firmie, uwzględnić trzeba natomiast:
- planowanie,
- wprowadzanie,
- monitorowanie,
- ewaluację,
- (ewentualne) wycofanie,
Planowanie, czyli szeroka ocena potrzeb przedsiębiorstwa, tworzenie schematów strategicznych, a także określanie przyszłych obszarów rozwoju. Wprowadzenie oznacza zarówno zakup, jak i procesy następujące bezpośrednio po nim. Procesy, które są niezbędne do wdrożenia (np. instalacja programu). Monitorowanie można uznać za najdłuższy proces. Chodzi w tym przypadku o to, aby stale kontrolować zasoby IT pod różnymi względami (np. bezpieczeństwa, stanu technicznego). Ewaluacja oznacza zaś audyty zasobów. Ocena taka pozwoli określić i efektywność wdrożonego rozwiązania, i jego poziom znaczenia dla realizacji założonego planu. Na podstawie ewaluacji zasób można wycofać z użytkowania czasowo lub na stałe.
Narzędzia ITAM
Zarządzanie zasobami IT można nie tylko ułatwić i przyspieszyć, ale również w pełni zautomatyzować. Na rynku dostępne są rozwiązania, dzięki którym podniesiemy efektywność procesów.
Jakiego typu narzędzia możemy wykorzystać w ITAM? Są to systemy oraz programy, do których zaliczamy:
- oprogramowanie pozwalające prowadzić monitoring sieci,
- oprogramowanie GLPI do scentralizowanego zarządzania szeroko rozumianymi zasobami przedsiębiorstwa,
- systemy CMDB (Configuration Management Database) wykorzystywane w centralizowaniu zarządzania bazami,
- systemy do rozporządzania licencjami,
- chmury obliczeniowe,
- sztuczną inteligencję.
Podsumowanie
Szybko postępująca cyfryzacja bezpośrednio obejmuje również świat biznesu. Aby maksymalnie efektywnie wykorzystać potencjał firmy, konieczne stają się rozwiązania, które usprawnią procesy oraz poprawią zarządzanie majątkiem przedsiębiorstwa. Bez tego typu działań mówienie o sukcesie może okazać się niemożliwe. Odpowiedzią na te wyzwania jest zarządzanie zasobami IT rozumiane jako system działań pozwalających na maksymalnie racjonalne rozporządzanie aktywami fizycznymi oraz pozamaterialnymi danej firmy.
ITAM niesie ze sobą mnóstwo korzyści, a zarazem wymaga stosunkowo niewielkich nakładów. Innowacyjność narzędzi, które wykorzystuje się w zarządzani zasobami IT, stale rośnie, przyczyniając się do wypracowania uniwersalnych i ponadczasowych praktyk dla świata biznesu.