Sprawnie przeprowadzony onboarding i offboarding w GLPI pozwala zamienić powtarzalne i żmudne procedury kadrowo-IT w automatyczny, niezawodny mechanizm. Automatyzacja tych procedur jest idealnym rozwiązaniem. Jeśli Twoja firma używa GLPI, możesz przekształcić te powtarzalne czynności w automatyczny mechanizm. Zobacz, jak GLPI sprawdza się w praktyce.
Jak przebiega onboarding i offboarding w GLPI w praktyce?
W tradycyjnym procesie onboardingu nowego pracownika, często konieczne jest ręczne pisanie wielu e-maili i tworzenie zadań dla różnych działów. GLPI upraszcza ten proces poprzez dedykowane formularze wdrożeniowe, gdzie menedżerowie wypełniają interaktywny formularz, wybierając potrzebny sprzęt, systemy dostępu i akcesoria dla pracownika. Możliwe jest dalsze uproszczenie, gdzie osoba zgłaszająca wybiera jedynie stanowisko, a system automatycznie generuje i rozdziela zgłoszenia do odpowiednich zespołów, określając czas na realizację każdego etapu, takiego jak przygotowanie laptopa, konfiguracja telefonu czy szkolenie BHP.
Zatwierdzenia przez kierowników w procesie onboardingu: Pełna kontrola nad uprawnieniami
System zatwierdzeń w GLPI to nie tylko automatyzacja zgód, ale również narzędzie do egzekwowania zasad bezpieczeństwa. Możemy zdefiniować poziomy uprawnień i przypisać je do konkretnych ról w organizacji. Przykładowo, dostęp do serwerów produkcyjnych wymaga akceptacji kierownika działu IT oraz dyrektora operacyjnego. GLPI pilnuje, by żaden wniosek nie został zrealizowany bez wymaganych zgód.
Integracja z Active Directory (AD) jako proces wdrażania pracownika
Integracja GLPI z centralną bazą tożsamości, jaką jest Active Directory, stanowi klucz do sprawnego i bezpiecznego zarządzania cyklem życia pracownika w organizacji. Automatyczne tworzenie kont w GLPI, w oparciu o informacje z Active Directory, eliminuje manualne wprowadzanie danych i przyspiesza onboarding nowych użytkowników. Podczas cyklicznej synchronizacji, GLPI zakłada profil użytkownika, przypisując go do odpowiednich grup i lokalizacji zgodnie z strukturą AD. Kolejnym krokiem jest przypisanie sprzętu do tożsamości użytkownika. Technik IT, wydając zasoby takie jak laptop czy monitor, łączy je bezpośrednio z kontem zsynchronizowanym z AD, co zapewnia precyzyjną ewidencję zasobów.
Automatyczne dokumenty przekazania sprzętu
Uciążliwa biurokracja związana z wdrażaniem pracownika może być sprawnie rozwiązana dzięki GLPI. Zamiast tracić czas na ręczne tworzenie protokołów zdawczo-odbiorczych w Wordzie, system oferuje szablony dokumentów generowane bezpośredniow GLPI. Technik IT, przypisując sprzęt nowemu pracownikowi, może wygenerować gotowy dokument PDF, zawierający imię i nazwisko pracownika, dane firmy oraz szczegółowe informacje o wydanych urządzeniach, takie jak modele, numery seryjne i inwentarzowe. Dokument ten można łatwo podpiąć pod zgłoszenie onboardingowe, wydrukować do podpisu lub przesłać do akceptacji elektronicznej.
Offboarding pracownika
W przypadku zakończenia współpracy z pracownikiem proces też może zostać zautomatyzowany. Można wykorzystać integrację z AD gdzie zablokowanie konta pracownika zmienia jego status w GLPI. System natychmiast identyfikuje sprzęt i licencje, które należy odzyskać, a także umożliwia stworzenie zgłoszenia z listą zadań do wykonania i miejscem na udokumentowanie całego procesu, zapewniając kompleksowe i kontrolowane zakończenie współpracy. Tak samo sytuacja wygląda przy generowaniu protokołów zwrotu, zapewniając firmie pełną kontrolę prawną i nad sprzętem.
Dodtkowe screeny
