Nomino - usługi IT dla firm

Jak przygotować wzór oferty?

Dawniej przygotowywanie ofert handlowych tworzyło się generując ofertę cenową z programu Word do PDF. Można ją było pobrać z konwertera, jednak często różniła się ona wyglądem od oryginału, bo podczas przesyłu formatowanie w ofercie ulegało zmianie.

Na dole strony prezentujemy jak kiedyś wyglądał wzór oferty cenowej, który można traktować jako swego rodzaju szablon oferty cenowej.

Niby jest to wzór, jednak wymaga każdorazowej interwencji i zmian w szablonie. Obecnie niewiele osób korzysta z takich szablonów, ponieważ większość firm korzysta z gotowych rozwiązań oraz systemów ERP, jak np. Adaptix, które pozwalają na automatyzację przygotowania ofert.

Taka automatyzacja nie tylko pozwala stworzyć ofertę w edytorze tekstu i wydrukować ją do formatu PDF, ale nawet sporządzić i przesłać na podstawie wprowadzonych do systemu danych.

Oszczędza to sporą ilość czasu wielu pracownikom. Dzięki takim systemom informatycznym ofert handlowych nie trzeba osobno sporządzać, wypełniać na nowo pól i zastanawiać się jak one wyglądają.

Jak przesłać odpowiedź na zapytanie ofertowe?

Dzięki rozwiązaniom z zakresu IT większość przedsiębiorstw optymalizuje swoje procesy, uwzględniające ich specyfikę, zawierające ich wiedzę oraz know-how. Automatyzacja procesów w tym także odpowiedzi na zapytania ofertowe umożliwia stworzenie i utrzymanie przewagi konkurencyjnej na rynku poprzez wzrost efektywności i szybkość odpowiedzi.

Wdrożenie systemu IT nie ogranicza się do jednej czynności czy nawet działu, ale dotyczy praktycznie całej działalności firmy. Zapytanie trafia do działu handlowego, gdzie pracownik wpisuje wszystkie dane do systemu. Zakupowiec może z nich korzystać bez ponownego wpisywania czy wyszukiwania, dodaje tylko ceny a oferta tworzy się i drukuje niemal sama. Wystarczy ją sprawnie przesłać do klienta i utrzymywać z nim kontakt.

Również później dział logistyki i inne mają bezpośredni dostęp do tych samych danych prosto z systemu. Wykorzystuj swój cenny czas na sprzedaż i rozwój firmy, a nie trać na redagowanie kolejnych ofert i wiadomości do klientów. Przygotowywanie ofert już nigdy nie musi sprawiać problemu!

Jeśli jest to dla Ciebie nowość, jest to odpowiedni moment, by zastanowić się nad wyborem systemu informatycznego, który będzie sam sporządzał oferty handlowe. Systemy ERP (jak np. firmy Comarch) pozwalają nie tylko stworzyć ofertę z poziomu listy ofert, klikając przycisk „Dodaj”, ale także na utworzenie jej bezpośrednio z produktu bądź zapytania.

Jak obecnie zarządzać procesem ofertowania?

Sprawne i jakościowe przygotowanie precyzyjnie skalkulowanej oferty jest niezwykle istotne, zarówno dla klienta jak i firmy handlującej. Współcześnie to właśnie odpowiednie informatyczne wsparcie tego procesu oraz – co istotniejsze – jego integracja daje firmie spore korzyści.

Wiele rozwiązań IT, w tym systemy ERP i specjalne platformy, pozwala na optymalizację procesów w firmie, co zawiera również usprawnienie procesu tworzenia oferty poprzez zmniejszenie pracochłonności, skrócenie czasu i minimalizację błędów. Często można samemu dostosować odpowiednie mechanizmy ofertowania specyficzne dla Twojej branży.

Co równie ważne, mówimy o wsparciu całego procesu ofertyzacji, nie samego momentu powstania i przesłania oferty. Takie całościowe podejście eliminuje konieczność wyszukiwania i weryfikacji kompletnych informacji oraz dokumentów, które związane z ofertami są już na zawsze umieszczane w centralnej bazie, dostępne na podstawie wcześniej ustawionych uprawnień.

Rozwiązania IT pomogą Ci wydajniej pracować, zyskać czas i pieniądze, a co ważniejsze odpowiednio zarządzać procesem ofertowania poprzez podanie kompletu informacji o ofercie w zasięgu ręki.

Jeżeli jesteś zainteresowany w jaki sposób zarządza się procesem ofertyzacji w nowoczesnych organizacjach to zapraszamy Cię do zapoznania się z dostarczanymi przez nas rozwiązaniami. Nie wiesz jak rozpocząć te zmiany? Masz pytania? Chciałbyś się podzielić swoimi potrzebami? Chętnie skonsultowałbyś dostępne na rynku rozwiązania? A może szukasz dedykowanego systemu? Napisz do nas: biuro@nomino.pl a z pewnością pomożemy!

Załącznik nr 1

……….……………………………

miejscowość i data

……………………………………………

pieczęć firmowa

OFERTA

W odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr 1/3333/2016 z dnia …………………….. składam ofertę na dostawę

……………………………………………………………………………………………………………………….

Oficjalna nazwa dostawcy:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

KRYTERIA PUNKTOWANE

9. CENA ZA WYKONANIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Oświadczam, że cena podana w ofercie obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu Zamówienia Ofertowego.

2. Oświadczam, że jestem / nie jestem* płatnikiem podatku VAT. [* niepotrzebne skreślić]

3. W przypadku wyboru mojej oferty zobowiązuję się do podpisania umowy w terminie i miejscu wyznaczonym przez Zamawiającego.

4. Oświadczam, iż nie znajduję się z trudnej sytuacji ekonomicznej.

5. Oświadczam, że nie zalegam z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub, że uzyskałem zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności.

6. Wyrażam zgodę na przeprowadzenie wszelkich badań mających na celu sprawdzenie moich oświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz wyjaśnień finansowych i technicznych, przez Zamawiającego lub jego upoważnionych przedstawicieli.

7. Do kontaktów z Zamawiającym w czasie trwania postępowania o udzielenie Zamówienia wyznaczamy

[imię i nazwisko, e-mail]:

…………………………………………………………………………………………………………………..

8. Oświadczam, że jestem związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Ponadto oświadczam, iż że jako Oferent nie stanowię podmiotu powiązanego osobowo lub/i kapitałowo z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumiem wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

• posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,

• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

• pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

[miejscowość data]

[pieczęć i podpis czytelny Oferenta]